Se nei mesi scorsi l’hashtag più popolare era #iorestoacasa, interrotto dalla piacevole pausa delle vacanze estive, oggi è rientrato prepotentemente in auge il #backtowork.
Settimane di lontananza dall’ufficio – e, in alcuni casi, perfino mesi a causa del lock down – richiedono una particolare attenzione. Ora che le energie sono state ricaricate e che le ferie hanno sortito il giusto effetto, la mente è più leggera e i ritmi ancora rallentati. Settembre è il momento migliore, paragonabile a gennaio, e forse ancor più produttivo, per impostare l’anno di lavoro e affrontare il carico di impegni che verrà.
Ne è fermamente convinta Sabrina Toscani, Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente di APOI Associazione Professional Organizers Italia che Wiko, brand franco-cinese di telefonia, ha voluto interpellare proprio per raccogliere dei preziosi e pratici consigli per vivere senza ansie e, anzi, con la massima produttività il rientro al lavoro. Ovviamente il tutto con un occhio di riguardo per la tecnologia e per i dispositivi mobili che ci aiutano nel day by day.
Razionalizza gli spazi
Sabrina Toscani consiglia di approfittare delle prime settimane di lavoro per impostare la scrivania e tutto ciò che serve per aiutare il cervello con un setting organizzativo funzionale. Che tu sia in smart working, remote working o in rientro in ufficio, è importante verificare che la tua sedia sia sempre funzionale e ti permetta la postura corretta durante tutto il giorno, che la scrivania sia sgombra e pulita per accogliere il nuovo, che il computer e il mouse abbiano la giusta collocazione e che lo schermo sia alla giusta distanza. Le vecchie carte, i fogli e gli appunti di settimane o mesi fa? Meglio archiviarli o buttarli. A portata di mano devono esserci notes, penne e smartphone: tutto ciò che è utile per la tua attività, nulla di più.
Attenzione agli spazi digitali e virtuali
La stessa attenzione alla pulizia e all’alleggerimento va posta sul computer e ancora di più sullo smartphone. È utile fare una revisione di tutte le icone presenti sul desktop e delle app scaricate sul cellulare, lasciando solo quelle che si usano veramente. “Se hai dei dubbi o perdi troppo tempo nel valutare un vecchio documento – suggerisce Sabrina Toscani – crea una cartella ‘archivio 2020’ oppure ‘archivio settembre’ dove mettere ciò che non sei riuscito a collocare altrove, ma che hai paura di cestinare, potrai ritrovarlo con facilità solo se ti sarà necessario”.
Elabora le email
Solo dopo aver impostato l’organizzazione degli spazi fisici e digitali, passa a leggere e valutare le email. Sforzati di trovare già alla prima lettura una collocazione alla posta per evitare di lasciarla inevasa nell’inbox e trovare così l’accumulo di informazioni e richieste già dai primi giorni. Di volta in volta, che tu stia utilizzando il PC o lo smartphone, decidi cosa fare dell’email che hai letto: puoi cestinarla se non necessaria o non interessante, inoltrarla e subito archiviarla se non presuppone una tua azione, rispondere subito se la tua risposta può essere fatta entro 2 minuti e poi toglierla da lì, archiviarla in una cartella ‘da fare’ o ‘ in elaborazione’ se devi tornarci su.
Imposta la to-do-list della giornata
Il back to work è un momento utile e funzionale per chiarire ciò che funziona e ciò che non funziona più nei tuoi sistemi organizzativi, cercando un’alternativa per questi ultimi. In particolare, è importante fare attenzione a scegliere un posto dove elencare le cose da fare, facendo in modo che questa lista sia facilmente accessibile e modificabile. Il modo più pratico è scegliere una app da scaricare sul cellulare per contenere le to-do-list. Sarà il riferimento unico per inserire tutte le attività in programma nella giornata.
La calendarizzazione degli impegni
Scegli un calendario (cartaceo o digitale) che sia il tuo punto di riferimento per gli impegni a lungo termine delle settimane che verranno. Troppi calendari o troppe liste sparse ovunque, o tenute a mente, non aiutano il cervello a lavorare perché lo confondono e rischiano di provocare sovraccarico informativo. La semplicità premia, pertanto, occorre prediligere pochi sistemi e strumenti con un obiettivo organizzativo unico e chiaro.
Pronti quindi a ripartire? Il ritorno alla routine senza imporsi fretta e ritmi forsennati può essere facilmente gestito e affrontato in modo sereno e produttivo.
