Con il nuovo anno molti lavoratori sono tornati a lavorare in presenza, per qualcuno invece prosegue lo smart working. Indipendentemente dalla modalità con cui viene svolto, il lavoro è sempre scandito da attività da portare a termine, scadenze, esigenze di coordinamento e imprevisti e non sempre è facile riuscire a gestire tutto mantenendo un alto livello di produttività. Ma cosa significa essere produttivi? Significa in primo luogo essere in grado di portare a termine nel minor tempo possibile tutte le attività che ci si è prefissati. Per farlo è necessario trovare le strategie più efficaci per organizzare il lavoro, raggiungendo i risultati definiti. Ascensio System è l’azienda lettone leader in ambito IT sviluppatrice di ONLYOFFICE Workspace, un pacchetto completo pensato per incrementare la produttività, ha elaborato alla luce della sua esperienza un vademecum di 5 consigli pensati per chi vuole migliorare la propria performance sul lavoro in modo semplice ed efficace.
Parola chiave: programmare
La prima cosa da fare quando ci si accinge ad affrontare la giornata lavorativa è quella di creare una to-do list completa, facendosi aiutare anche da un calendario, che comprenda tutte le attività da portare a termine durante la giornata, ordinate in base alla loro importanza. In questo modo sarà più facile tenere traccia dei compiti portati a termine con successo e di quelli che invece sono ancora in progress. In secondo luogo, è molto importante stabilire le priorità, definendo quali saranno gli obiettivi principali della giornata e concentrandosi per portarli a termine, senza cadere nella tentazione del multitasking.
Gestire al meglio il tempo
Definire una to-do list è sicuramente un buon punto di partenza, successivamente sarà poi necessario passare ad organizzare la giornata dal punto di vista pratico. Quando ci si trova a dover lavorare a più progetti in contemporanea, il tempo può essere un prezioso alleato, se si sa come gestirlo. Il modo migliore per farlo è quello di programmare su cosa si intende lavorare e in quale momento della giornata. Se la giornata viene organizzare in slot temporali, sarà più semplice gestire la to-do list.
Porsi degli obiettivi
Quando si pensa alla produttività, si è portati a pensare che essere produttivi coincida con il portare a termine il maggior numero di compiti in contemporanea. Niente di più sbagliato. La produttività consiste infatti nella capacità di organizzare al meglio i propri compiti, svolgendoli al meglio in base alle proprie abilità. Per questo motivo è consigliabile fissare degli obiettivi realistici in base alla giornata, oppure in base a periodi di tempo più lunghi. Avere degli obiettivi irrealistici può essere controproducente e aumenterà la probabilità di compiere degli errori.
Il potere della concentrazione
Se si hanno tante cosa da fare e la giornata lavorativa diventa impegnativa, una delle principali tentazioni a cui resistere è quella di posticipare alcuni compiti prefissati. Procrastinare significa non essere in grado di gestire efficacemente il proprio tempo, e per sua natura non è una strategia vincente. Un modo molto efficace per evitare di diventare “procrastinatori cronici” è quello di mantenere sempre alta la concentrazione e il focus sugli obiettivi che si desidera raggiungere, ad esempio impostando dei promemoria che ricordino le scadenze prefissate.
Scegliere gli strumenti giusti per gestire i documenti
Ogni giorno chi lavora ha a che fare con accordi, contratti, piani di bilancio, proposte e molti altri documenti simili e gestirli può non essere semplice.
Ascensio System ha creato una soluzione, gli OFORM, pensata per rendere il lavoro sui documenti più semplice ed agevole.
Gli OFORM permettono di creare moduli, costruendo qualsiasi modello desiderato utilizzando vari campi di modulo e regolandoli tramite le relative impostazioni. Dal momento che è possibile lavorare con gli OFORM online, è semplice lavorare insieme ai colleghi in tempo reale e facilmente, condividendo i moduli con altri utenti che possono compilarli sempre online.
Gli OFORM sono compatibili con tutte le soluzioni ONLYOFFICE, comprese le applicazioni web, desktop e mobili; è possibile utilizzarli insieme ad una soluzione completa per la produttività come ONLYOFFICE Workspace o all’interno di infrastrutture con ONLYOFFICE Docs integrato, come Confluence, Nextcloud, Alfresco e altri. Gli OFORM possono essere creati o compilati localmente nell’applicazione desktop disponibile per Windows, Linux e macOS e possono essere visualizzati e compilati sui dispositivi Android o iOS usando l’applicazione mobile – ONLYOFFICE Documents.
